Яна Бузинна, офіс-менеджер Dictum

Ми хочемо розповісти вам про досвід, який змінив культуру документообігу в нашому юридичному офісі.

До 2018 року ми обмінювалися паперовими документами з контрагентами «Укрпоштою». Більшу частину свого робочого часу я витрачала на формування актів, друк, пакування в конверти та їхнє відправлення поштою. Далі потрібно було контролювати повернення оригіналу екземпляру акта, і це займало надто багато часу.

Усе змінилося, коли ми познайомились із «Вчасно» й оцінили всі його переваги. Відтоді вже 3 роки ми підписуємо й відправляємо електронні документи саме через цей сервіс.

З настанням карантину, коли все ведення клієнтських домовленостей і листування з контрагентами повністю перейшло в онлайн, ми вирішили максимально автоматизуватися й інтегрували сервіс електронного документообігу «Вчасно» у хмарну систему автоматичного управління операційною діяльністю Planfix. 

І сьогодні вигоди імплементації не обмежуються тільки комфортом використання та взаємодії, а й допомагають витрачати час і гроші з користю для себе та наших клієнтів.

Що «Вчасно» приніс у нашу буденність:

Відправлення в один клік
Працівник витрачає приблизно 30 хвилин робочого часу на відправлення одного листа через «Укрпошту». З «Вчасно» наші юристи роблять це за лічені секунди, а отже клієнт отримує миттєвий сервіс, а працівник використовує час на цікаву роботу.
Без зайвих витрат
Ми чудово знаємо, що послуги «Укрпошти» чи «Нової пошти» з відправлення пошти складають близько 25–30 грн. Dictum не витрачає зайвих грошей на логістику, адже з «Вчасно» вартість одного листа складає 1,8 грн, що оптимізує бюджет у 16 разів.
Все дійде до адресата
Не потрібно перейматися, чи документи дійшли до отримувача, адже система робить це за нас.
Підписання з контролем
Ми знаємо, як деколи важливо отримати підпис вчасно. Саме тому ми раді можливості підписувати документи дистанційно.
Нічого не загубиться
Хмарне рішення зберігає всі необхідні папери, а отже, документи не губляться та не потребують повторного відправлення в разі втрати.
Потрібне — завжди під рукою
Більше ніяких тек, архівів і стосів паперів. У Dictum потрібний документ можна переглянути в будь-який час з будь-якого пристрою з будь-якої точки світу.
Для клієнтів Dictum, які взаємодіють через «Вчасно», відправлення документів здійснюється на безоплатній основі.
Завдяки Вчасно я можу не витрачати весь свій час лише на нудні дії з паперами. Відтепер я отримала можливість займатися питаннями розвитку компанії: збирати необхідні дані, проводити аналітику та здійснювати контрольні закупки в конкурентів.

«Вчасно» — це сервіс миттєвого обміну електронними документами, що дозволяє підписувати, надсилати, отримувати та зберігати документи онлайн. «Вчасно» не потребує жодного спеціального програмного забезпечення, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.

Сервіс «Вчасно» створений для економії вашого часу і грошей.

Важлива місія Вчасно — боротьба за бізнес без паперу. Це глобальна місія, яка покликана зберегти зелену частину нашої планети.

2,5 роки тому ми в Dictum вирішили максимально автоматизувати нашу роботу. Для цього ми скористалися програмним забезпеченням PlanFix —  системою автоматичного управління операційною діяльністю компанії. За допомогою конструктора спеціально під нас зібрали необхідні функції та об’єднали в цілісну систему.

Важливим сервісом для нас був електронний документообіг. У PlanFix ми зібрали основні функції з M.E.Doc та 1С, але згодом з деякими контрагентами почали обмінюватися рахунками й актами через Вчасно. На той момент для відправлення документів необхідно було завантажити їх на комп’ютер і далі окремо надіслати у Вчасно.

Але завдяки ProcessFather, команді інтеграторів PlanFix, які провели перемовини з Вчасно, сервіс успішно інтегрували в нашу операційну систему. І тепер ми можемо за три кліки в PlanFix сформувати рахунок і відправити його у Вчасно.

Після впровадження електронного документообігу через Вчасно в Dictum, ми постійно запрошуємо наших партнерів і клієнтів також долучатися до цього сервісу. З початку нашої співпраці ми підготували кілька спільних матеріалів, Світлана Мороз виступила на ІІ Форумі «Бізнес без паперу», а Андрій Конішевський, керівник проєкту Вчасно.POS, виступив на The Big Tax Talks: податковій конференції для бізнесу від Dictum.

Як амбасадори Вчасно ми маємо за честь належати до мережі послідовників такої важливої місії по боротьбі за бізнес без паперу!

---

Завдяки Вчасно ми скоротили витрати на логістику документів у 16 разів і з радістю пропонуємо нашим клієнтам і партнерам приєднатися до мережі амбасадорів бізнесу без паперу

---